Составляем резюме на вакансию секретаря

Секретарь - это одна из самых востребованных профессий нашего времени. Преимущественно, она является женской. Некоторые соискательницы рассматривают позицию секретаря как стартовую и намереваются строить карьеру совсем в другой отрасли, а некоторые заинтересованы именно в постоянной административной работе.

 Существует стереотип, будто бы устроиться на работу секретарём очень просто. В пользу этого утверждения могут приводиться такие аргументы, как большое количество предложений на рынке труда и, зачастую, невысокие требования к самим соискателям. Но в действительности, требования могут быть самыми различными (здесь всё зависит от условий и характера работы, степени ответственности и размера заработной платы, в конце концов), а на большое количество вакансий приходится отнюдь не меньшее количество претендентов. В такой ситуации очень важно составить грамотное и информативное резюме, которое поможет Вам заинтересовать потенциальных работодателей.

Контактная и персональная информация

Обязательной составляющей любого резюме является блок с персональной и контактной информацией. Вам нужно будет указать полное имя, фамилию, отчество, дату рождения (в скобках можно указать и возраст), номер телефона и адрес электронной почты. По желанию указываются регион проживания и ближайшая станция метро, а также дополнительные способы связи (например, Skype или ISQ). Несколько полезных советов по заполнению настоящего блока:

• если удалённость предполагаемого места работы от дома не является для Вас принципиальным вопросом, и Вы готовы затрачивать на дорогу более часа, район проживания в резюме указывать не стоит. При личной беседе с рекрутером, Вы сможете убедить его в том, что являетесь ответственным сотрудником и не имеете привычки опаздывать на работу, но на стадии первичного анализа присланных резюме, удалённое проживание от офиса будет рассматриваться скорее как минус
• отчество в резюме указывать не обязательно, но мы всё-таки рекомендуем его указать, так как для некоторых рекрутеров этот вопрос является принципиальным. К тому же, Вас могут пригласить на собеседование в офис со строгой пропускной системой, и Ваши полные контактные данные потребуются менеджеру по персоналу, чтобы заранее заказать для Вас пропуск
• адрес электронной почты для резюме должен иметь корректное название, желательно, образованное от Вашей фамилии
• Вы можете указать в резюме ссылку на свою страницу в социальной сети, но делать это следует с большой осторожностью. Случайная фотография или запись на стене может скомпрометировать Вас перед потенциальным работодателем. К тому же, Вы не знаете отношения рекрутера к социальным сетям – быть может, он решит, что Вы слишком много времени проводите в «Фейсбуке» и "Твиттере"

Цель

В резюме необходимо указать Вашу цель, например, соискание должности секретаря-делопроизводителя. Помните о том, что в настоящей графе должна присутствовать чёткая и понятная формулировка. Не пишите: «моей целью является получение интересной и перспективной работы» - подобная фраза больше подойдёт для сопроводительного письма.

Фотография

Не существует единого мнения относительно сообразности размещения фотографии в резюме, но если говорить об административной работе, этот пункт для работодателя может оказаться принципиальным. В некоторых вакансиях секретарей и помощников руководителя можно даже встретить приписку: «резюме без фотографии не рассматриваются».

Какой же должна быть фотография для резюме? Специалисты рекомендуют ограничиться снимком в деловом стиле, на котором хорошо видно Ваше лицо. Вот несколько полезных рекомендаций:

• для резюме не подходят фотографии в романтическом стиле, а также снимки, сделанные на пляже, в ночном клубе, на вечеринке. Иными словами, любые фото, которые были бы уместны на сайте знакомств - не годятся для резюме
• фотография в деловом стиле – это не фотография на паспорт 
• любой юмор на фотографиях в резюме рекрутер в 95% случаев не оценит 
• не подходят для резюме любые коллективные снимки 
• использовать графические редакторы для корректирования снимков можно лишь в случае очевидной необходимости. Любые модные фильтры, рамочки, надписи мы категорически не рекомендуем

Что указать в графе «Образование»?

Обязательными составляющими этого блока являются полное название учебного заведения, период обучения, информация о специальности и приобретённой квалификации. Не будет лишним указать форму обучения, факультет, специализацию, хотя это не является принципиальным моментом. Тему диплома в резюме указывать не принято, хотя эта информация может пригодиться в том случае, если тема как-то связана со спецификой интересующей Вас вакансии. Под графой «Образование» помещается графа «Дополнительное образование», где можно указать сведения о прохождении курсов, семинаров и программ профессиональной переподготовки. Если прямой связи между Вашим дополнительным образованием и вакансией, на которую составляется резюме, не существует, эту информацию вообще можно опустить. Впрочем, дополнительное образование, в том числе – курсы по интересам, могут свидетельствовать о Вашем культурном уровне и стремлении к самообразованию. Например, прохождение курсов по тайм-менеджменту пригодится представителям различных профессий. Для секретарей наибольшее значение имеют курсы делопроизводства, машинописи, делового этикета, а также различные языковые программы. В резюме нужно будет указать название учебного заведения, в котором Вы получали дополнительное образование, тип программы (программа переподготовки, семинар, курсы повышения квалификации), длительность в академических часах, специальность и приобретённую квалификацию.

Сведения о школьном образовании в резюме указывать не нужно, хотя если Вы окончили художественную школу или спецшколу с углублённым изучением иностранного языка, это можно упомянуть в графе «Дополнительные сведения».

Студентам необходимо указывать предполагаемый год окончания учебного заведения.

Опыт работы

Пожалуй, информация об опыте работы – это ключевой момент в резюме. К заполнению настоящей графы следует подходить очень тщательно. Вот несколько важных рекомендаций:

• опыт работы в резюме отображается в хронологическом порядке
• не стоит ограничиваться строгим перечислением организаций, в которых Вы работали ранее. Специалисты рекомендуют указывать в резюме сферу деятельности компании (например, консалтинг, лизинг, реклама), а если организация входила в группу компаний, то сведения об этом также должны присутствовать в резюме. Отдельно можно отметить управляющие компании. Если Вы работали в организации, которая реализовывала какие-либо известные проекты – упомяните это в отдельном порядке. Например, сотруднику издательского дома можно перечислить журналы и газеты, которые выпускала компания, сотруднику ресторанного холдинга – названия заведений, которые включала в себя организация и т.д.
• в резюме следует указывать города, в которых располагались предыдущие места работы

Если у Вас есть опыт работы секретарём…

Слабое место резюме большинства секретарей – это отсутствие конкретики. Стандартное перечисление обязанностей («приём звонков, приём посетителей, документооборот, выполнение поручений») присутствует в каждом втором резюме. Как в выгодном свете представить функционал своей должности?

• уточните, каким именно направлением административной работы Вы занимались (референт, делопроизводитель, секретарь отдела кадров, офис-менеджер, ресепшионист, секретарь офиса и т.д.). Имеет смысл указать, кто являлся Вашим непосредственным руководителем, и как была организована работа секретариата в компании. Работа на должности помощника руководителя, например, не всегда подразумевает подчинение генеральному директору – помощники бывают у заместителей директоров, управляющих партнёров, начальников управлений, главных врачей. Если Вашим рабочим местом являлась приёмная генерального директора или топ-менеджеров – отметьте это отдельно
• второй важный совет – избегайте абстрактных и расплывчатых формулировок, вроде «помощь отделу кадров», "выполнение поручений руководителя". Их следует расшифровать, дабы не вводить рекрутеров в заблуждение. К примеру, помощь отделу кадров могла заключаться в подготовке типовых трудовых договоров, приказов, в размещении вакансий на специализированных порталах... Не следует описывать свои обязанности слишком кратко - "приём звонков" замените на "приём и распределение входящих звонков", "встречу гостей" - на "организацию работы с посетителями, включающую в себя заказ пропусков, бронирование переговорных, приём гостей, чай/кофе" и т.п. 

Компьютерные навыки 

Наверное, заполнение настоящего блока не представляет особенной сложности, хотя соискатели иногда совершают типовые ошибки. К примеру, не следует писать в резюме что-то вроде: "владею офисными программами" или "знакома с основными графическими пакетами". Ещё одна ошибка: "Знаю компьютер". На что следует обратить внимание:

• для того, чтобы отобразить уровень владения компьютером, используйте формулировку "опытный пользователь ПК", "продвинутый пользователь ПК" и т.п. 
• указывайте полностью названия программ, в которых работали

Профессиональные навыки и качества

Приобретённые в процессе учёбы и работы профессиональные навыки очень важно грамотно отразить в резюме. Для секретаря важны навыки машинописи, знание делопроизводства, делового этикета, скорость печати, грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки и многое другое. Составляя резюме, не пренебрегайте этой графой, полагая, что всё ясно из описания Вашего опыта. 

В отдельном порядке необходимо указать степень владения иностранными языками. Для этого используются общепринятые формулировки (свободное владение, разговорный, технический, со словарём и т.д.). Родной язык указывать в резюме следует только иностранцам. 

Прочая информация

В заключение перечислим те сведения, которые так же можно указать в резюме:

• семейное положение, наличие детей
• хобби и увлечения
• рекомендации с предыдущих мест работы 
• наличие водительских прав 
• отсутствие вредных привычек

Заключение

Как Вы уже поняли, составление резюме - дело кропотливое и ответственное. Мы надеемся, что наши рекомендации помогут Вам успешно справиться с этой задачей и поскорее найти работу своей мечты!